De DagMail is een afgeschermde online applicatie waarmee interne communicatie met raadsleden gedeeld wordt.
Een mijlpaal is bereikt!
In de zomer van 2016 zag de Dagmail voor het eerst het daglicht. Om de diensten kleinschalig te kunnen blijven aanbieden, hebben we bewust nooit het bestaan van de Dagmail aan de grote klok gehangen.
Stabiliteit, snelle service en betaalbaarheid blijken de afgelopen 10 jaar een schot in de roos te zijn geweest.
Het concept Dagmail is nog steeds het zelfde gebleven.
De gebruiksvriendelijke informatievoorziening aan raadsleden blijft het hoofd doel.
Werken met de Dagmail is eenvoudig en overzichtelijk , binnen een kwartier heeft men het al onder de knie!
Bij de opstart krijgt u van ons een persoonlijke ondersteuning.
Wat het is de Dagmail?
Een raadsgriffie kan elke dag een nieuwe dagmail-editie met actuele raadsberichten publiceren. De raadsgriffie biedt hiermee
eenduidig en gebundeld informatie aan, die de gemeenteraad en het dagelijks bestuur voor hun werkzaamheden nodig hebben. De mogelijkheid om raadsberichten met leesvriendelijke teksten in te leiden komt vaak ten goede van het raadswerk.
Alle berichten komen na publicatie automatisch in een archief terecht en blijven jaren lang eenvoudig opvraagbaar.
Werken met de Dagmail is vergelijkbaar met het redactiewerk van een afgeschermde online krant. Griffiemedewerkers zetten de raadsberichten klaar en publiceren een dagmail-editie op een zelf bepaalt tijdstip. Aan elk los bericht kunnen documenten en foto's worden toegevoegd, maar ook linkjes naar de eigen gemeentelijke informatiesystemen.
Wij trakteren dit jaar!
In ons jubileumjaar vieren we een klein feestje.
Elke gemeente kan zonder verdere verplichtingen de Dagmail negen maanden gratis gaan uitproberen!
Na deze periode kan besloten worden of een proef-account omgezet wordt naar een jaarabonnement.
Voor raadsleden is de DagMail zeer gebruiksvriendelijk.
Maximaal 1 keer per dag kan er een Dagmail-editie worden gepubliceerd. Iedereen op de verzendlijst krijgt automatisch een emailbericht met het overzicht van onderwerpen voor die dag toegestuurd. Vanuit dat mailtje kan men door te klikken op een onderwerp direct toegang krijgen tot de afgeschermde online versie van de Dagmail.
Groot voordeel van dit systeem is dat het dynamisch is, zelfs na het publiceren van de Dagmail kunnen er in de raadsberichten aanpassingen gedaan worden. Iedereen heeft dus altijd online de laatste informatie binnen handbereik.
Daarnaast wordt de zoek- en sorteerfunctie in het archief veelvuldig gebruikt door de raadsleden. Deze functie werkt razend snel en zal de kwaliteit van het raadswerk sterk bevorderen.
Bekijk het korte filmpje hieronder voor meer uitleg.
Voor medewerkers van de raadsgriffie is de DagMail een prettig stuk gereedschap om mee te werken. Zij maken nieuwe berichten aan en zetten die voor een bepaalde dag klaar om meegenomen te worden in een dagmail-editie.
Het functioneert allemaal logisch en het ziet er netjes en overzichtelijk uit.
Online zijn introductiefilmpjes te vinden en tijdens de opstartfase bieden we altijd actieve ondersteuning aan.
Er kan in teamverband worden gewerkt, maar het is ook mogelijk dat slechts één medewerker de dag-edities gaat verzorgen. Handig daarbij is dat medewerkers thuis artikelen kunnen toevoegen of bewerken.
Het publiceren van een Dagmail is een aparte taak binnen deze applicatie. Het is vergelijkbaar met die van een hoofdredactie van een online krant. Het beheert de toegang van lezers, de lijst met medewerkers die berichten invoeren en het moment van publiceren van een Dagmail editie.
Alvorens het publiceren kunnen er in de klaarstaande berichten nog aanpassingen gedaan worden. De berichten kunnen zo nodig in een andere volgorde worden geplaatst.
Nadat er op de verzendknop is geklikt, wordt de online-editie gepubliceerd en het overzicht van berichten voor die dag verstuurd naar mailboxen van ontvangers die op de verzendlijst staan.
Er valt veel te vertellen over de Dagmail, maar we beperken ons nu even tot een korte opsomming:
Deze Nederlandse software is in eigen unieke code geschreven en heeft geen gevaarlijke 'achterdeurtjes' voor onbevoegden. Alle data wordt opgeslagen op Nederlandse servers.
Een app of software installeren is niet nodig. Een browser en een internetverbinding is genoeg om met de Dagmail te kunnen werken.
Het beheer van de backoffice is in handen van de griffie zelf.
Een waardevolle aanvulling op de huidige softwarepakketten die gemeenteraad al gebruikt.
Ideaal om vanuit huis mee te werken. Zelfs het moment van publiceren kan buiten het kantoor plaatsvinden.
Interacties, bijvoorbeeld het zich kunnen aanmelden voor een werkbezoek, zit standaard in de DagMail zelf.
De Dagmail is afgeschermd, alleen vanuit de publicatie notificatie (verstuurde e-mailberichten) kan men toegang krijgen tot het online deel.
De archief-functie met de mogelijkheid om te zoeken op woorden of categorieën scheelt veel tijd voor raadsleden.
Bij vragen of calamiteiten zijn we altijd direct benaderbaar.
De Dagmail is ontwikkeld met het idee dat raadsleden in elke situatie de informatie snel kunnen lezen.
De applicatie is daarom ontworpen voor mobiel gebruik.
De applicatie is ontwikkeld voor landelijk gebruik en is hierdoor qua 'look and feel' gestandaardiseerd.
Wel komt het logo van uw gemeente op elke pagina terug. In elk artikel staan een aantal navigatietegels. Deze worden door ons gemaakt in de huisstijl van de gemeentelijke website. Met deze tegels kunnen raadsleden direct naar webpagina's die vaak gebruikt worden.
Wanneer een griffiemedewerker een foto in een bericht plaatst, wordt het bij het uploaden automatisch omgezet naar het juiste formaat.
Wij hanteren geen vaste contracten, een abonnement loopt over 12 maanden en is altijd opzegbaar.
De kosten zijn in verhouding tot de gangbare marktprijzen zeer redelijk. Als u ons, vanuit uw griffie mailbox, een bericht stuurt, krijgt u vrijblijvend een offerte van ons.
Wanneer u interesse heeft of meer informatie wilt hebben, kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.