De DagMail is een afgeschermde online applicatie om raadsleden van de gemeenteraad veilig, comfortabel en eenduidig te voorzien van interne communicatie.
Wat het is...
De DagMail is speciaal ontwikkeld voor de raadsgriffie ter ondersteuning van gemeenteraadsleden. Het idee achter de Dagmail is om raadsleden gericht te kunnen voorzien van informatie die men op een bepaald moment nodig heeft.
Het is vergelijkbaar met een afgeschermde online krant met dagelijkse nieuwe artikelen en een archieffunctie.
Griffiemedewerkers plannen en produceren leesvriendelijke raadsberichten waarmee de raadsleden zich snel kunnen informeren en dat op een moment dat men het nodig heeft. Dit wordt ervaren als persoonlijk, warm en dienstbaar.
Binnen de artikelen kunnen documenten en foto's worden toegevoegd, of linkjes aangemaakt naar de bestanden die al in het gemeentelijke informatiesysteem staan.
Raadsleden
Voor de raadsleden is de DagMail zeer gebruiksvriendelijk.
Maximaal 1x per dag komt de dagmail in hun mailbox binnen met daarin een overzicht van de gepubliceerde artikelen met een korte inleidende tekst en een 'lees verder' link. Hiermee komt men vervolgens automatisch op de afgeschermde omgeving uit dat eruit ziet als een online krant. Men kan snel navigeren tussen de artikelen van de dag en de documenten die daaraan gekoppeld zijn. Hiermee is men optimaal voorbereid voor vergaderingen en is een handige onderlegger tijdens de vergaderingen.
Groot voordeel van dit systeem is dat zelfs na het versturen van de Dagmail er nog aanpassingen gedaan kunnen worden in de gepubliceerde artikelen en documenten, dus men heeft altijd de laatste informatie binnen handbereik.
Daarnaast wordt de zoek- en sorteerfunctie in het archief veelvuldig gebruikt door de raadsleden. Deze functie werkt razend snel en zal de kwaliteit van het raadswerk sterk bevorderen.
De griffie-medewerker
Voor de medewerkers van de raadsgriffie is de DagMail ook een prettig stuk gereedschap om mee te werken. Het functioneert logisch en het ziet er netjes en overzichtelijk uit.
Er zijn online introductiefilmpjes hoe alles werkt en binnen een half uurtje kan men ermee aan de slag.
Elke medewerker werkt aan de eigen artikelen en zet deze klaar voor publicatie binnen een bepaalde dag-editie. Het is mogelijk om vooruit te kunnen werken. Daarnaast kan men ook vanuit een thuissituatie artikelen toevoegen of bewerken.
De DagMail past altijd binnen een afdeling raadsgriffie, of het nu om een grote of een kleinere gemeente gaat.
Zo kan men ervoor kiezen om met meerdere medewerkers de DagMail te vullen of het juist deze taak aan één persoon te geven.
Het verzenden
Het verzenden of publiceren van de DagMail is een aparte taak binnen de raadsgriffie. Aan deze taak zitten andere verantwoordelijkheden. Het is vergelijkbaar met een eindredactie.
Men ziet een overzicht van alle klaarstaande artikelen voor die dag, kan het nog even bekijken, of zelfs aanpassen en bepaalt de volgorde van de artikelen. De belangrijkste artikelen worden bovenaan gezet.
Nadat de inhoud van de dag-editie gecontroleerd is kan het verzonden worden.
Raadsleden ontwikkelen al snel een verwachtingspatroon wanneer de nieuwe DagMail in hun mailbox binnenkomt, maar de raadsgriffie bepaald zelf handmatig het moment van verzenden.
Zodra er op de verzendknop wordt geklikt wordt de online-editie gepubliceerd en gaat er een DagMail-overzicht als e-mailbericht uit. Het beheer van de verzendlijst, aanmeldlijsten en een potentiële chatfunctie tussen de ontvangers, wordt ook door de eindredactie gedaan.
Veilig en stabiel
Er valt veel te vertellen over deze applicatie, maar we beperken hier tot een korte opsomming:
Deze Nederlandse software is in eigen unieke code geschreven en heeft geen gevaarlijke 'achterdeurtjes' voor onbevoegden.
De data wordt veilig opgeslagen op Nederlandse servers.
Niemand hoeft ergens een app of software op te installeren.
Het beheer van de backoffice is in handen van de griffie zelf.
Dagmail kan een waardevolle aanvulling op de huidige softwarepakketten van de gemeenteraad zijn.
Ideaal om mee thuis te werken. Zelfs het moment van versturen kan buiten het kantoor plaatsvinden.
Het voorkomt dat raadsleden op gevaarlijke phishingmails gaan klikken. Een interactie (zich bijvoorbeeld aanmelden voor iets) zit standaard in de DagMail zelf. Het komt steeds vaker voor dat raadsleden via hun e-mailbox van de gemeenteraad gevaar lopen om gehackt te worden.
De archieffuctie met zoeken op woorden of categorieen scheelt veel tijd voor raadsleden.
Bij vragen of calamiteiten zijn we altijd direct benaderbaar.
Uw huisstijl
De Dagmail is ontwikkeld met het idee dat raadsleden in elke situatie de informatie snel kunnen lezen.
De applicatie is daarom ontworpen voor mobiel gebruik. Alle pagina's moeten even snel laden.
Wanneer iemand een foto plaatst in een artikel, wordt het bij het uploaden van de foto de afmetingen automatisch omgezet naar het juiste formaat.
De applicatie is ontwikkeld voor landelijk gebruik en is hierdoor qua 'look and feel' gestandaardiseerd.
Wel komt het logo van uw gemeente op elke pagina terug. In elk artikel staan een aantal navigatietegels. Deze worden door ons gemaakt in de huisstijl van de gemeentelijke website. Met deze tegels kunnen raadsleden direct naar webpagina's die vaak gebruikt worden.
Een ander belangrijk onderdeel van de huisstijl ligt niet in onze handen, maar bij de griffiemedewerkers. De schrijfstijl en het gebruik van jargon zou ook een vaste schrijfstijl moeten krijgen. Omdat meerdere medewerkers artikelen kunnen gaan aanmaken is dit een punt van aandacht binnen de afdeling griffie.
De opstart
De opstartfase is eenvoudig en bestaat uit een aantal stappen:
Wij maken een account aan voor de eindredactie en de griffie ontvangt van ons het opstartbericht in de mailbox.
Hiermee maakt de griffie de unieke loginnaam en wachtwoord aan voor de eindredactie.
Vanaf dit moment kan de griffie zelf de medewerkers gaan toevoegen die het systeem gaat vullen met raadsartikelen en de verzendlijst van ontvangers van de DagMail.
De griffie levert ons de hoofd-categorieën aan die gebruikt worden om de dagmail overzichtelijk te maken voor de ontvanger. De eindredactie kan vervolgens dit verfijnen door zelf sub-
categorieën daaraan te koppelen.
Dit vormt de stabiele structuur om voor raadsleden alles snel vindbaar te maken.
Bij al deze stappen bieden we de griffie ondersteuning, evenals het versturen van de eerste editie.
Het opstartproces duurt gemiddeld vijf werkdagen.
Financiën
Wij hanteren geen 'wurgcontracten' voor onze klanten. Het werken in wederzijds vertrouwen geeft veel meer plezier in het leven en de eventuele problemen zijn dan sneller opgelost.
Het abonnement loopt over 12 maanden en is altijd opzegbaar. Daarnaast zijn de kosten in verhouding tot de gangbare marktprijzen zeer redelijk.
Contact
Wanneer u interesse heeft of meer informatie wilt hebben kunt u altijd vrijblijvend contact met ons opnemen.
