MET DE DAGMAIL ALLES IN DE HAND

Welkom op onze productpagina van de Dagmail. Graag stellen wij u een beproefd - en voor de raadsgriffie - een op maat gemaakte applicatie voor, die uw actuele informatiestroom richting raadsleden op eenvoudig wijze optimaliseert.

WAT IS DE DAGMAIL?

De Dagmail is een online softwarepakket waarmee alle actuele raadsberichten van een bepaalde dag gebundeld en in een eenduidige vorm aan B&W en raadsleden verstuurd kan worden. De dagmail is een persoonlijke assistent voor elk raadslid.

EEN SNELLE SCAN VAN DE DAGMAIL

Wilt u een snelle inschatting maken of de Dagmail een zinvolle bijdrage kan leveren aan uw organisatie, dan kunt u de lijst met veelgestelde vragen op deze pagina lezen. Via de knop 'video introductie' kan een korte video gestart worden.

Kies hieronder uw vraag en ontdek vliegensvlug of de Dagmail een toevoeging is voor uw organisatie...
Algemene informatie over de Dagmail
Hoe werkt de Dagmail?

De raadsgriffie verstuurt een e-mailbericht met daarin een overzicht van alle raadsberichten voor die dag. Het e-mailbericht is onderverdeeld in categorieën, titels en inleidende teksten. Door op een titel van een bericht te klikken, krijgt de ontvanger automatisch toegang tot een afgeschermde omgeving op het internet. Vervolgens is daar de volledige tekst van het aangeklikte bericht te lezen en kunnen de andere berichten van die dag geopend worden.

Is de Dagmail een soort nieuwsbrief?

Naast het leveren van informatie, is het voor de ontvanger een soort digitale assistent.
Aan een bericht kunnen documenten en links gekoppeld worden. Zo heeft de ontvanger voor een komende commissievergadering alle gerelateerde stukken binnen handbereik en op zakformaat. Een andere optie is om met één muisklik zichzelf aan- en af te melden voor een vergadering of delegatie die iets gaat bezoeken.

Waarom is eenduidigheid en bundelen van berichten belangrijk?

Overvolle mailboxen verstoren het overzicht en het prioriteren van berichten.
Het creëert rust wanneer op een vooraf verwacht tijdstip één keer per dag een editie binnenkomt met alle informatie voor die dag daarin. Het voorbereiden op een vergadering neemt hierdoor voor raadsleden minder tijd in beslag.
De eenduidige communicatie onstaat doordat het in een vaste lay-out wordt aangeboden.

Is de Dagmail een vervanging van bestaande systemen?

Nee, in geen geval. Het is een laagdrempelig communicatiesysteem dat vooral een attenderende functie heeft. Het helpt bij het stroomlijnen van het dagelijkse e-mailverkeer vanuit de medewerkers van de raadsgriffie richting raadsleden en B&W.
Het kan wel goed functioneren naast bijvoorbeeld de bekende Raads Informatie Systemen, maar er vinden geen databasekoppelingen met andere applicaties plaats.

Voor wie is de Dagmail bestemd?

Dagmail bundelt alle persoonsgerichte e-mails in één dageditie en is gericht aan een groep ontvangers.
De interactieve onderdelen in de Dagmail zijn gekoppeld aan het e-mailadres van de ontvanger. Daarom kan iedereen op de verzendlijst slechts op één e-mailadres de Dagmail ontvangen. De doelgroep van ontvangers bestaat uit raadsleden, commissievoorzitters, burgemeester en wethouders. De Dagmail is bedoeld voor interne communicatie van de gemeenteraad.

Is de informatie in de Dagmail openbaar?

Nee, alleen de ontvanger van de Dagmail kan het systeem in, de gekoppelde documenten lezen of links naar overige informatie openen. Wanneer het internetadres van een bepaald artikel los in een browser wordt ingetikt blijft die pagina gesloten. De toegestuurde Dagmail is de sleutel om het systeem binnen te mogen.

Hoe vaak kan de Dagmail verstuurd worden?

Zoals de naam al suggereert is het de bedoeling dat de Dagmail één keer per dag verstuurd wordt.
Een vast tijdstip van verzenden is handig als deadline voor de redactie zelf en de ontvanger raakt al snel gewend aan de regelmatige informatiestroom. Iedere gemeente kan zelf het tijdstip van verzending bepalen.

Is de Dagmail al ergens uitgetest door een gemeente?

Ja, samen met de medewerkers van de raadsgriffie Rotterdam is deze software op maat ontwikkeld. Het is een typisch Nederlands/Rotterdams product geworden, 'gewoon doen wat beloofd is'.
De Rotterdamse gemeenteraad krijgt op werkdagen rond 5 uur 's middags de Dagmail binnen. Het systeem draait al een aantal jaar zonder problemen.

Informatie voor de ambtelijke organisatie
Is het werken met de Dagmail moeilijk?

Nee, het aanmaken van berichten verloopt via eenvoudige webformulieren. Deze handelingen heeft men in minder dan een kwartier onder de knie. Het samenwerken in een redactieverband kan wel nieuw zijn voor de werkvloer. De berichten moeten op een vooraf bepaald tijdstip klaarstaan voor verzending. Zodra de editie is verstuurd kunnen er alsnog wijzigingen of toevoegingen in de artikelen ingevoerd worden.

Hoe ziet de organisatiestructuur van de Dagmail eruit?

Er zijn twee soorten taken, die van de medewerker en die van de hoofdredactie. De medewerker produceert nieuwe berichten en zet die klaar voor een bepaalde Dagmail-editie. De eindredactie verstuurt de gebundelde berichten voor die dag. Daarnaast beheert de hoofdredactie de inloggegevens van de medewerker(s) en de e-mailadressen van de ontvangers. Het aanmaken of wijzigen van inloggegevens verloopt automatisch en wordt versleuteld zodat het niet door derde afgevangen kan worden.
De hoofdredactie kan binnen haar eigen organisatie helpen bij het ontwikkelen van de tekstuele eenduidigheid, zoals het bepalen van de lengte van titels, inleidingen en broodteksten.

Kost de Dagmail meer manuren voor de raadsgriffie?

In de huidige situatie mailen medewerkers losse berichten en bijlagen naar raadsleden voor komende raads- of commissievergaderingen. Wat veranderd is dat medewerkers niet meer direct deze losse e-mailberichten versturen, maar klaar gaan zetten voor een verzending per kalenderdag. De functie van hoofdredactie is wel nieuw, maar kost in de praktijk niet veel tijd. De hoofdredactie drukt op de verzendknop.

Heeft de raadsgriffie een cursus voor de Dagmail nodig?

Eigenlijk is de interface kinderlijk eenvoudig en wordt alles al duidelijk zodra men is ingelogt. De Dagmail is zo ontwikkeld dat men er zonder uitleg mee kan werken. Natuurlijk helpen we de hoofdredactie op weg bij de eerste proefverzending van de Dagmail. Pas wanneer deze proefverzendingen goed zijn verlopen kan de hele lijst van ontvangers worden ingevoerd en het systeem 'gelanceerd' worden. De deelnemende organisaties kunnen vanuit het systeem altijd onze videolessen bekijken. Stap voor stap wordt hierin uitgelegd hoe met het systeem gewerkt moet worden.

Werken met de Dagmail
Kunnen de medewerkers van de raadsgriffie vooruit werken?

De invoer van berichten werkt vanuit kalenderdagen. Zo is het mogelijk om berichten een aantal dagen vooraf voor een bepaalde editie klaar te zetten. Op een later moment een document als bijlage toevoegen of de tekst wijzigen, is ook mogelijk. Men slaat een nieuw bericht altijd eerst op onder een bepaalde datum, daarna gaat men het verder bewerken.

Kunnen de medewerkers van de raadsgriffie een bericht in concept opslaan?

Ja, zolang een bericht wordt opgeslagen als concept wordt het niet meegenomen in de Dagmail. Ook de hoofdredactie krijgt het concept niet te zien. Pas wanneer de medewerker het opslaat binnen het systeem is het klaar gezet voor verzending. Een medewerker heeft dus de regie over de eigen berichten in handen.

Kan er geoefend worden voordat de eerste Dagmail verstuurd wordt?

Ja, in het begin kijken wij mee met een medewerker van de raadsgriffie. We helpen bij het inloggen en het invoeren van berichten. De eerste testversies worden verstuurd naar de redactieleden die zelf met de Dagmail gaan werken. Er wordt geoefend met echte teksten en documenten zodat de database al gevuld is met verstuurde edities voordat de uiteindelijk doelgroep het gaat ontvanegen. Als alles goed verloopt en men het helemaal onder de knie heeft wordt de verzendlijst aangevuld met de e-mailadressen van raadsleden en B&W en kan men er mee aan de slag.

Kunnen er geheime stukken geupload worden naar de Dagmail?

Dat kan, maar dan moet het document zelf beveiligd worden met een wachtwoord.
Een tekstuele melding dat het document ter inzage ligt bij de afdeling griffie is een grotere garantie op veiligheid.

Kan de Dagmail gekoppeld worden aan andere systemen?

U kunt bij het aanmaken van een bericht een hyperlink toevoegen waarmee bestanden uit externe (webbased) systemen opgehaald kunnen worden. Ook het toevoegen van links naar andere webpagina's is mogelijk. Andere systemen koppelen aan de Dagmail is niet mogelijk omdat het een landelijk afgeschermd systeem is.

Waarom is de Dagmail altijd aan een kalenderdag gekoppeld?

De kalenderdag is de basis van het systeem. Bij het aanmaken van een bericht wordt eerst gevraagd op welke datum het in de Dagmail gepubliceerd moet worden. Daarna wordt de categorie gekozen waaronder het bericht valt en vervolgens de teksten en bijlagen toegevoegd.

Wie beheert de inloggegevens van de Dagmailmedewerkers?

Dat doen de mensen die de functie van hoofdredactie van de Dagmail hebben gekregen (meestal een medewerker van de raadsgriffie). De inloggegevens zelf zijn niet zichtbaar voor de medewerkers. Zij kunnen een verificatie-mail laten genereren die door de medewerker naar eigen smaak aangepast kan worden. Verstandig is dat de medewerkers geen makkelijke voorspelbare wachtwoorden gaan gebruiken.

Technische informatie
Vanuit welk adres wordt de Dagmail verstuurd?

Het systeem draait op het domein www.griffie.media. Een deelnemende gemeente krijgt van ons een herkenbaar e-mailadres toegewezen zoals: naamgemeente@griffie.media
Dit mailadres wordt ook op onze server aangemaakt en post wordt doorgestuurd naar een algemeen mailadres van de raadsgriffie.

Kan de Dagmail het leesgedrag van de ontvanger zien?

Het zou technisch kunnen, maar het leesgedrag van e-mailverkeer monitoren is voor ons wettelijk verboden. Gegevens van regulier verstuurde e-mails worden gewoonlijk ook niet gemeten.

Waarom is de Dagmail datavriendelijk voor de ontvanger?

De Dagmail die de men in de mailbox ontvangt bestaat alleen uit tekst. Pas als men op een titel van een bericht klikt, komt men uit op een datavriendelijke webpagina. De bijlagen worden opgehaald zodra erop geklikt wordt. Hierdoor is de Dagmail uiterst geschikt voor mobiele apparaten en wordt de informatie super snel geladen.

Kan een Dagmail worden doorgestuurd?

Dat kan, maar het is niet verstandig omdat het om persoonsgerichte informatie gaat. Alleen vanuit een toegestuurde Dagmail is toegang tot het afgeschermde deel mogelijk. Wanneer een raadslid de Dagmail doorstuurt is voor verantwoording van de persoon zelf. Hij/zij loopt dan het risico dat andere mensen 'namens het raadslid' zich gaan aan- of afmelden voor vergaderingen. Doorsturen naar een collega hoeft niet want die staat al op de verzendlijst.

Heeft de Dagmail een archieffunctie?

Om het systeem snel te laten draaien gaat het editie-overzicht voor de ontvanger slechts een aantal weken terug in de tijd, maar via de zoekfuncties kan per soort commissie verder terug in de tijd gezocht worden.
Het attenderen van de actualiteit, met de daarbij horende relevante documenten, is de hoofdfunctie van de Dagmail.

Kan de vormgeving van de Dagmail aangepast worden?

De backoffice (waar de berichten worden aangemaakt) heeft een vaste vormgeving zoals u dat kent van andere software. In de frontoffice (wat de ontvanger te zien krijgt) wordt het logo van de desbetreffende gemeente geplaatst. De zes vierkante afbeeldingen zijn knoppen naar belangrijke webpagina's van de gemeente en kunnen door medewerkers van de raadsgriffie zelf aangepast of vervangen worden.

Kunnen berichten na het versturen nog gewijzigd worden?

Ja, de Dagmail wordt eerst als tekstbestand verstuurd naar de ontvangers. Van daaruit wordt men naar het aangeklikte Dagmailbericht geleid dat online staat. Blijkt na het versturen van de Dagmail in een bericht de tekst of een gekoppeld document gewijzigd te moeten worden, dan is dat mogelijk. Deze updates kunnen handig zijn, maar het het is altijd beter om de gecorrigeerde versie klaar te zetten voordat de Dagmail 'de deur uitgaat'.

Is de Dagmail storingsvrij?

Het systeem is zo goed doordacht dat de kans op storingen erg klein is. Wel kunnen de (intra)netwerken van gemeenten en storingen op het internet soms onvoorspelbaar zijn. Daarom wordt vooraf het netwerk van de gemeente getest of het geschikt is voor de software.

Heeft de Dagmail last van spamfilters?

Nee, de Dagmail die in de mailboxen wordt afgeleverd heeft een sobere tekstopmaak en bevat geen afbeeldingen of documenten. De linkjes verwijzen naar dezelfde domeinnaam van waaruit de Dagmail verstuurd wordt.

Wat zijn de systeemvereisten voor de werkplek van de Dagmailredactie?

Een computer of tablet met een internetverbinding en een moderne browser. De browser Firefox is uitgebreid getest op gemeentelijke netwerken en is storingsvrij. In principe kan er ook gewerkt worden onderweg in de trein of vanuit thuis.

Op welke apparaten kan de Dagmail ontvangen worden?

Het systeem is gemaakt met de responsieve techniek. De pagina indeling past zich aan het apparaat aan waarmee gekeken wordt. Op een staand formaat scherm staan de onderdelen van de pagina in een andere volgorde dan op een liggend beeldformaat. De Dagmail is dus te bekijken op een bureaucomputer, tablet of smartphone.

Is Dagmail wel goed leesbaar op een smartphone?

Ja, elk bericht heeft de optie het lettertype te vergroten of te verkleinen. Dit kan de ontvanger zelf handmatig aanpassen.

Wat gebeurt er met hele oude Dagmail berichten?

Na twee weken zijn de edities niet meer opvraagbaar voor de ontvanger. Medewerkers van de raadsgriffie kunnen echter wel bij de oude teksten en documenten komen. Ze verdwijnen niet uit de database, maar raken uit zicht voor de ontvangers.

Kunnen de ontvangers van de Dagmail terugmailen?

Ja, elke gemeente krijgt een eigen (redactie)e-mailadres toegewezen voor de Dagmail.

Hoe groot mogen de documenten bijlagen van de Dagmail zijn?

In de Dagmail is geen begrenzing voor bestandsgrootte van documenten ingebouwd. Het is wel gebruiksvriendelijk om de ontvanger voor het downloaden te informeren als het om zeer grote bestanden gaat, zeker als men het bericht met een smartphone bekijkt.

Wat betekent de Dagmail voor het netwerkbeheer van uw gemeente?

Misschien moet de IT-afdeling een nieuwe browser instaleren op de computer van de medewerkers van de Dagmail. Het is gebruikelijk dat eerst een 'test Dagmail' vanuit het netwerk wordt opgemaakt en verstuurd. Worden er dan op het interne netwerk problemen geconstateerd, dan kan onze technische afdeling assistentie verlenen om deze samen met uw IT-medewerkers op te lossen.

Moet de ontvanger elke keer inloggen met een wachtwoord?

Nee, in de toegestuurde Dagmail zijn unieke, versleutelde links opgenomen waarmee zonder wachtwoord het systeem benaderbaar is. Dit is veilig en gebruiksvriendelijk.

Deelnemen aan de Dagmail
Hoe wordt de prijs van de Dagmail berekend?

Het Dagmail-abonnement heeft een progressieve prijsopbouw, gebaseerd op het aantal inwoners per gemeente.

Zijn er extra kosten aan onderhoud?

Nee, onderhoud en updates zijn in de kosten van het abonnement inbegrepen.

Welke abonnementsvormen zijn er mogelijk?

Dagmail biedt een jaar- en kwartaalabonnement. Mocht de behoefte bestaan om voor een hele raadsperiode te betalen, dan kan dat ook met ons administratief verwerkt worden. Neem hierover contact met ons op, of vraag per e-mail een vrijblijvende offerte aan.

Hoe zit het met financiële overeenkomsten met de Dagmail?

Men betaalt vooraf voor het gebruik van het systeem. Als een gemeente na een periode stopt met betalen van het abonnement, vervalt automatisch de toegang tot het systeem. U kunt zelf wanneer u wilt het abonnement beëindigen.

Is de Dagmail niet wat te groot voor kleine gemeenten?

Zelfs voor een raadsgriffie met weinig FTE’s is de Dagmail inzetbaar. In plaats van een grote redactie kunnen de verschillende taken door een zelfde persoon worden uitgevoerd. Bij het aanmaken van een bericht heeft de werknemer de functie van redactielid, bij het versturen die van de hoofdredactie.

Hoe snel kan uw gemeente aan de Dagmail deelnemen?

U moet rekenen op twee weken voor de setup van de Dagmail voor uw gemeente. Daarna kunnen de medewerkers van de griffie een aantal werkdagen oefenen met de software.

CONTACT OPNEMEN

Indien u behoefte heeft aan telefonisch overleg, kunt u ons via onderstaand telefoonnummer bereiken, een kort gesprek kan snel verhelderend werken. Tijdens het telefoongesprek kunnen we samen met u inloggen en laten zien hoe het systeem werkt en hoe de ontvangers de Dagmail in hun mailbox ontvangen.

De prijzen voor alle gemeenten zijn berekend, wanneer u liever eerst een kostenplaatje wilt ontvangen voordat u contact met ons opneemt, kunt u dat via onderstaand e-mailadres aanvragen.
Verstuur uw aanvraag vanuit uw werkadres o.v.v. - offerteaanvraag Dagmail voor de gemeente[naam].

e-mail: helpdesk@dagmail.nl
tel: 010 4762520
whatsapp: 0626522793

Dagmail is een product van
Eigencode & PiRoMedia